市販の手帳のほとんどは1月始まりですが、オリジナルで手帳を作る場合、内容や使用用途によっては4月始まり手帳もおススメです。今回は4月始まりのメリットと有効的な利用法をご紹介します。
1月始まり手帳と4月始まり手帳のメリットは同じ
一般的に手帳と言えば、1月から始まり12月に終わるものがメジャーです。年末になると、数多くの手帳やスケジュール帳が書店に並び、サラリーマン、主婦など年代や性別を問わず多くの方が新しい手帳を買い求めます。
1月始まりが多い理由は、節目として最も適しているからです。年が変わるタイミングなので、年間カレンダーの掲載など構成がシンプルで済みますし、ユーザーとしても違和感なく使用できます。また、1年の始まりということで、目標を立てたり、一年間分の計画を立てたりするのにちょうどいいタイミングです。手帳を買い替えるタイミングはこうした区切りでありたいですから、1月始まりが多いのは当然ですね。
実は、1月始まりと同じ理由で、4月始まりの手帳も人気です。日本の年度は4月から3月で一つのサイクルなので、4月も一つの区切りとして大きな意味があります。手帳と言えば１月のイメージが強いので、個人購入される方にはあまり注目されていないかもしれません。しかし、近年いくつかの分野で注目度が高まっています。
4月始まりが注目される分野
一つ目は生徒手帳です。中高生は毎年4月に環境が大きく変化しますので、スケジュール帳も必然的に4月始まりになります。最近では、生徒手帳にスケジュール帳機能をつけ授業のスケジュールや活動の記録をとる学校も増えています。生徒手帳に関してはコチラに別の記事がありますので、ぜひご覧ください。
もう一つ注目されているのが、企業の社員手帳です。企業にとっても4月は大きな節目になりやすい時期です。大学を卒業したばかりの新人の多くは4月に入社式を迎えますし、そのタイミングに合わせた人事異動なども起こりやすいですよね。また、国税庁の発表によると、資本金1億円以上の企業、12,576社中6,795社、約54％が3月決算を採用しています(平成29年度)。こうしたことから、会社の体制が大きく変わったの4月から始まる社員手帳が重宝されています。特に新人教育のツールや企業理念の浸透に向いていて、取り入れる企業は増加傾向にあります。
例1：4月始まりの手帳を使って新人教育
4月始まり手帳を採用している企業の一例を見てみましょう。ある企業では、1年目の新人にのみ配布する社員手帳を作成しています。この会社では企業理念を大切にしており、企業理念を実現するための行動指針が3つあります。企業理念と行動指針をしっかり浸透させるため、日々の業務の中で、この理念を実践できるようなワークシートを手帳に付けました。具体的には、手帳の前半に解説やクレドなどを掲載し、企業理念に対する理解を深めてもらい、月間ページに目標を記載する欄を設け、業務の中で企業理念を意識した行動ができるようにしました。週間ページには「今日の反省」として、3つの行動指針に対して自己評価をできるようにしました。すると、1年間の中で、企業理念への理解が実体験として深まり、2年目以降の業績アップや早期離職の減少などにつなげることができました。
例2：会社の目標を記載して営業意識UP
ある3月決算の会社では、先期の営業成績や、それを踏まえた今季の目標をのせた、オリジナルの営業手帳を作っています。期の変わり目に、年間の目標を設定し、全従業員で共有することで目標必達の意識が高まり、一体感が醸成されているそうです。年間目標達成に向けた毎月の目標や、取り組みなどは個人で考えられるようにワークシートのみ用意することで、トップダウンではなく、自ら行動できる環境を整えています。さらに、中長期的な経営計画を記載しており、1年間だけの利益ではなく、5年後、10年後に向けた活動を行えるように工夫されています。
例3：年間会議予定を網羅した手帳
部門ごとの会議を頻繁に行うある企業では、4月に年間の会議予定を立てています。しかし、開催日は曜日や日にちで決まっているわけではなく、規則性がないため、会議を忘れてしまう社員がいることが課題となっていました。日程に規則性を作れれば良いのですが、部門が多い中、会議室の制限などもあり、会議日程はどうしても不規則になってしまいます。
そこで、この会社では年間の会議予定が記載されたオリジナル手帳を作成しました。月間の会議表を作り、いつ、どの会議が、どの会議室で行われるのかが一目でわかるように工夫し、週間ページにもその日に予定されている会議名を記載しました。結果、頻繁に会議の予定を目にすることになり、欠席者は劇的に少なくなりました。会議が円滑に行われるようになったことで、会議の時間も短くなり、結果的に業務の効率化にもつながりました。
手帳を4月始まりでオリジナル製作するにはどうしたらいいの？
勝手帳で4月始まりのオーダーメイド手帳を作るには大きく分けて二つの方法があります。一つは、弊社既製品をなるべく利用して作成するレギュラーコース、もう一つは、フルオーダーで作成するフルコースです。
リーズナブルに作成するレギュラーコース
レギュラーコースは既製品をなるべく多く利用するため余分に印刷するページが少なく済むことが特徴です。弊社でご用意している既製品は1月始まりですが、製本せずに保管している印刷紙があります。これを利用することで、不足している月のみを印刷して4月始まりとすることが可能です。製本を伴うため、オリジナルページの追加や見返し印刷などにも対応しています。この方法であれば比較的安くオリジナルの4月始まり手帳が作成可能です。ただし、既製品を利用するため、サイズ変更や、週間ページへのオリジナルコンテンツの印刷が難しいという欠点もあります。
こだわりのオーダーメイド手帳を作るフルコース
フルコースはサイズ変更や用紙変更、全ページオリジナルデザインなど、あらゆる仕様をフルオーダーできることが特徴です。上記例3のように、週間ページに会議のスケジュールをすべて印刷したい場合には、フルコースで作成いただくことになります。フルコースはレギュラーコースに比べて印刷ページ数が多くなるため、高くなりがちではありますが、細部までこだわったオリジナル手帳とすることが可能です。また、仕様や部数によってはレギュラーコースよりもお手軽な価格で作成できる場合もあるため、ぜひ一度ご相談ください。
製作期間はどれくらい？
オリジナル手帳の製作期間は仕様や時期によって変動しますが、概ね校了から1か月程度です。校了とは印刷用語で「デザインデータの最終チェックを終え、印刷の許可を出す」ことです。デザイン製作が必要な場合にはその期間が必要となります。特殊な紙や加工を伴う場合にはさらに時間がかかる場合もあります。
何冊から作成できるの？
弊社では小ロット生産を実現しており、最小30冊からお受けしています。20冊や10冊といったさらに少ないロットでも製作はできますが、30冊の場合と同じ総額になってしまうため、少数でのご発注の場合でも30冊以上がオススメです。
4月始まりの作成は全体の2割
実際どれくらいの企業が4月始まりのオリジナル手帳を作っているのでしょうか。弊社の2019年度実績では、全製作部数のうち約22％が4月始まりでした。ちなみに、1月始まりは70.8％、それ以外が7.2％です。1月始まりで作成される企業様の半数ほどは自社だけでなく取引先への贈答用に利用する目的もあるため、年末の挨拶に合わせた1月始まりが多い傾向にありますが、社員教育などを目的とした手帳であれば、4月始まりも多い印象です。特に全ページオーダーメイドのフルコースが多く、社員の皆様にもご好評いただいています。
まとめ
オーダーメイドで会社のオリジナル手帳を作る場合には、その用途を考え、始まり月を調整することが非常に重要です。今回は4月始まりでくくりましたが、決算月に合わせるという点では、何月から始まってもよいと思いますし、中小企業であればよりそういった傾向も強くなるでしょう。私たちは小ロットからの作成ができますので、中小企業のクライアント様も多くいらっしゃいます。ぜひ一度お問合せください。
参考：国税庁HP https://www.nta.go.jp/publication/statistics/kokuzeicho/hojin2017/hojin.htm
